Aşağıdaki senaryolar, satış ekiplerinin gününü en çok yiyen tekrarlı işlerden derlendi. Her biri bir tetikleyiciye bağlı çalışır; kurulum sırasında sizin süreç adımlarınıza göre uyarlanır.
Potansiyel müşteri kaydının otomatik açılması
Tetikleyici
Web sitesi formu, gelen e-posta veya santral çağrı kaydı
1Form veya çağrı bilgisi CRM'e potansiyel müşteri olarak düşer
2Kaynak (reklam, organik, referans) etiketi otomatik işlenir
3Bölge veya ürün grubuna göre satış temsilcisine atanır
4Temsilciye bildirim gider, ilk temas için görev oluşur
Formdan gelen talep kimsenin gelen kutusunda beklemiyor; kaynak bilgisi kaybolmadığı için hangi kanalın iş getirdiği ölçülebiliyor.
Teklif hazırlama ve gönderimi
Tetikleyici
Fırsatın 'teklif' aşamasına taşınması
1Ürün ve fiyat bilgisi kayıttan çekilerek teklif oluşturulur
2Kurumsal şablonla PDF üretilir, teklif numarası verilir
3Müşteriye e-posta ile gönderilir, kayda kopyası eklenir
4Geçerlilik süresi ve revizyon geçmişi izlenir
Her teklif aynı formatta çıkıyor, fiyat ve iskonto elle yazılmadığı için hata payı düşüyor.
Teklif sonrası hatırlatma zinciri
Tetikleyici
Teklifin gönderilmesinden sonra geçen süre
13. gün temsilciye 'ilk dönüş yapıldı mı' hatırlatması
27. gün müşteriye nazik takip e-postası
3Geçerlilik bitimine 3 gün kalınca temsilciye uyarı
4Yanıt gelmezse fırsat 'beklemede' durumuna geçer, sebep sorulur
Takip edilmediği için kaybedilen teklif kalmıyor; hangi aşamada kaybedildiği kayda geçtiği için satış hattı gerçeği yansıtıyor.
Aşama değişiminde görev ve onay
Tetikleyici
Fırsatın satış hattında bir sonraki aşamaya taşınması
1Aşamaya özel kontrol listesi görevleri açılır
2Belirli tutarın üzerindeki iskonto yöneticiye onaya düşer
3Onay verilmeden sözleşme aşamasına geçiş engellenir
4Kim ne zaman onayladı kaydı tutulur
İskonto ve istisna kararları sözlü kalmıyor, denetlenebilir bir iz bırakıyor.
Sözleşme ve abonelik yenileme uyarısı
Tetikleyici
Sözleşme bitiş tarihine kalan gün sayısı
160 ve 30 gün öncesinde temsilciye yenileme görevi açılır
2Müşterinin geçmiş kullanım ve destek kaydı göreve eklenir
3Yenileme teklifi taslak olarak hazırlanır
4Yenilenmeyen sözleşmeler kayıp analizine düşer
Yenileme dönemleri kaçmıyor; mevcut müşteriden gelen ciro takvimle güvenceye alınıyor.
Vade ve tahsilat hatırlatması
Tetikleyici
Fatura vade tarihi ve ERP'deki bakiye durumu
1Vadesi yaklaşan fatura için müşteriye bilgilendirme
2Vadesi geçen bakiye temsilciye ve mali işlere raporlanır
3Belirli gecikmede yeni sipariş onayı bekletilir
4Yaşlandırma tablosu güncel tutulur
Tahsilat takibi kişiye bağlı kalmıyor; satış ve mali işler aynı bakiye tablosuna bakıyor.
ERP ile cari ve bakiye senkronu
Tetikleyici
Zamanlayıcı (gün içinde belirli aralıklarla)
1Cari kartlar, bakiye ve vade bilgisi ERP'den okunur
3Yeni cari açılışı iki sistemde tek kayda indirilir
4Döviz kuru gereken kayıtlarda güncel kur uygulanır
Satışın gördüğü bakiye ile muhasebenin gördüğü bakiye aynı; çifte veri girişi ortadan kalkıyor.
Konut ve ofis satışında talepten sözleşme ve senede
Tetikleyici
Web formu, sosyal medya reklamı veya WhatsApp'tan gelen alıcı talebi
1Talep, kaynağıyla birlikte ilgili satış temsilcisine düşer; e-posta temsilcinin kendi kutusundan gider
2Temsilci müsait bağımsız bölümü stoktan seçer; alan, tahsisler, KDV ve liste fiyatı otomatik gelir
3İskontolu fiyat, peşinat, vade ve balon ödemeyle ödeme planı müşteri karşısında canlı hesaplanır
4Limit üzerindeki iskonto satış müdürü onayına düşer; valör ve marj yalnız yetkili rolde görünür
5Onaylanan plandan satış vaadi sözleşmesi, ön bilgilendirme formu, senetler ve senet bordrosu PDF olarak üretilir
6Sözleşme imzalanınca plan dondurulur, senet vadeleri tahsilat takibine aktarılır
Satış ekibinin makrolu Excel dosyasıyla yürüttüğü hesap sisteme taşınır: senet sayısı vadeye, toplam satış tutarına kilitlenir; talep, sözleşme ve tahsilat aynı müşteri kaydında birleşir. Bu senaryo bir inşaat firması için kurulan sistemde canlı çalışıyor.
Çek, senet ve tahsilattan nakit takvimi
Tetikleyici
Her sabah ERP'deki güncel çek, senet ve cari hareketleri
1Portföydeki müşteri çekleri ve senetleri vadeleriyle ERP'den canlı okunur
2Paranın vadede değil ertesi iş günü hesaba geçtiği kuralı uygulanır
3Borç çekleri ve planlı ödemeler 'çıkacak' tarafına eklenir
4Girecek ve çıkacak nakit gün, hafta ve ay kırılımında yöneticiye sunulur
Satışın getirdiği tahsilatın hesaba ne zaman gireceği tahminle değil kuralla hesaplanır. Bu ekran bir üretici firmada canlı çalışıyor ve yönetim raporuyla satır satır tutturuldu.
Plasiyer hedef, gerçekleşme ve prim takibi
Tetikleyici
ERP'ye her yeni satış faturası ve iade kaydı düşmesi
1Fatura ve iadeler plasiyer, cari, ürün grubu ve il bazında toplanır
2Plasiyerin dönem hedefi ile gerçekleşen net ciro yan yana hesaplanır
3Cari bazındaki iskonto ve prim şartları sözleşme kaydından uygulanır
4Plasiyer masrafları aynı tabloya eklenir, hedefin gerisinde kalanlar işaretlenir
Hedef ve prim hesabı ay sonunda Excel'de değil gün içinde canlı veriyle yapılır; plasiyer kendi durumunu, yönetim tüm ekibi aynı rakamla görür.
Bayi siparişinde fiyat grubu, marka iskontosu ve kanal kampanyası
Tetikleyici
Bayinin siteden sepeti onaylaması
1Bayinin ERP'deki müşteri fiyat grubu ve marka bazlı iskonto şartları kayıttan okunur
2Fiyat ve stok verisi gün içinde senkronlanıp önbelleğe alındığı için satır fiyatı sipariş anında ERP'ye gidilmeden hesaplanır
3Ürünün döviz cinsi ve güncel kur satır fiyatına uygulanır
4Bayi kanalına tanımlı kampanya uygulanır; son tüketici kanalının kampanyaları bu hesaba karışmaz
5Siparişin siteden gelmesi durumunda grup iskontosunun üzerine ek online iskonto eklenir
6Onaylanan sipariş yönetim panelinde sipariş kaydına dönüşür, satış ekibinin listesine düşer
Bayi hangi fiyatı neden gördüğünü satır satır izleyebiliyor; fiyat grubu, marka iskontosu ve kanal kampanyası elle hesaplanmıyor. Bu akış bayi ağıyla çalışan bir ithalatçı ve dağıtıcı firma için kuruluyor.
Sipariş ve teklif talebinin reklam kaynağına bağlanması
Tetikleyici
Reklam, e-posta kampanyası veya organik aramadan gelen ziyaret ve ardından oluşan sipariş ya da teklif talebi
1Ziyaretin geldiği kanal ve kampanya etiketi oturuma yazılır, sonraki sayfalarda korunur
2Sipariş veya teklif talebi oluştuğunda bu etiket CRM kaydına kaynak olarak işlenir
3Teklif talebi ilgili temsilciye atanır; kaynak bilgisi fırsat kartının üstünde görünür
4Fırsat kazanıldığında ciro geldiği kanala geri yazılır, kanal bazlı dönüşüm hesaplanır
5Bayi kanalı ile son tüketici kanalı ayrı ayrı toplanır, tek tabloda karşılaştırılır
6Kanal ve kampanya kırılımlı dönüşüm raporu belirlenen gün yöneticiye e-postayla gider
'Hangi reklam iş getiriyor' sorusu tahminle değil siparişin kendi kaydıyla yanıtlanıyor; sosyal medya reklamı, arama reklamı ve mailing aynı ölçüyle karşılaştırılıyor. Bütçenin hangi kanala gittiği ile oradan dönen ciro aynı ekranda görülür.
Yeni ürün ve koleksiyon duyurusunun kanallara dağıtımı
Tetikleyici
Yönetim panelinde yeni ürünün, koleksiyonun veya gelen ithalat partisinin yayına alınması
1Panelde yayına alınan ürün mağazada görünür; yayınlama bir veritabanı işareti ve sayfanın yeniden üretilmesiyle olur, sitenin yeniden yayına alınması gerekmez
2ERP'den gelen yalın ürün kartından ürün açıklaması ve paylaşım metni taslağı yapay zeka ile hazırlanır
3Taslak, görselleriyle birlikte pazarlama sorumlusunun onayına düşer; yayın kararı ve son metin insanda kalır
4Onaylanan duyuru sosyal medya kanallarına dağıtılır, bağlantılar kaynak etiketiyle üretilir
5Aynı duyurunun e-posta kampanyasında kullanılan bağlantıları da aynı etiketi taşır; gelen sipariş ve teklif talepleri bu kampanyaya bağlanır
6Hangi koleksiyonun hangi kanaldan ilgi gördüğü aynı dönüşüm raporunda izlenir
Yeni gelen ürünün duyurusu haftalar sonra değil yayına alındığı gün çıkıyor; metni yapay zeka taslaklıyor, onayı ve sorumluluğu insan veriyor. Duyurunun getirdiği sipariş ölçülebildiği için hangi koleksiyonun ilgi gördüğü tahmin edilmiyor.
Dönemsel satış raporunun otomatik gönderimi
Tetikleyici
Haftanın veya ayın belirli günü
1Satış hattı, kazanılan/kaybedilen fırsat ve hedef gerçekleşme derlenir
2Temsilci ve ürün grubu kırılımı hazırlanır
3Yönetime tablo olarak e-posta ile gönderilir
4Anormal sapmalar ayrı uyarı olarak işaretlenir
Rapor için kimse Excel'de saat harcamıyor; yönetim her pazartesi aynı formatta veriye bakıyor.
Hangi senaryodan başlayacağınızı birlikte seçelim
Genelde tek bir akışla pilot yapıyoruz: en çok zaman kaybettiren işi otomatikleştirip sonucu ölçüyor, sonra yaygınlaştırıyoruz.
